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Comitê Permanente para a Desburocratização - COPED/IFSP

Portaria que cria o Comitê Permanente de Desburocratização do IFSP

Portaria nº 634/2018.pdf (assinada)


MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO
INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAÇÃO, CIÊNCIA E TECNOLOGIA DE SÃO PAULO

PORTARIA Nº 634, DE 01 DE MARÇO DE 2018

Institui o Comitê Permanente para a Desburocratização (Coped) no âmbito do Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia de São Paulo - IFSP

O REITOR DO INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAÇÃO, CIÊNCIA E TECNOLOGIA DE SÃO PAULO, no uso de suas atribuições legais, conferidas pelo Decreto de 5 de abril de 2017, publicado no Diário Oficial da União de 06 de abril de 2017, Seção 2, página 1; em consonância com o Decreto nº 9.094, de 17 de julho de 2017 e com o Ato Decreto de 7 de março de 2017; considerando ainda o que dispõe a Instrução Normativa Conjunta nº 1, de 12 de janeiro de 2018, emitida pelos Ministérios do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão e da Transparência e Controladoria-Geral da União,

RESOLVE:

Art. 1º INSTITUIR, no âmbito do Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia de São Paulo - IFSP, o COMITÊ PERMANENTE PARA A DESBUROCRATIZAÇÃO - Coped/IFSP, com o objetivo de identificar as ações e os projetos de simplificação administrativa, modernização da gestão pública e desburocratização para a melhoria contínua da prestação dos serviços públicos aos usuários internos e externos da instituição, sejam esses usuários pessoa física ou jurídica.

Art. 2º São diretrizes norteadoras do Coped/IFSP:
I - Simplificação e melhoria das relações do Instituto Federal de São Paulo - IFSP com os usuários dos serviços públicos prestados pela Instituição, sejam esses usuários internos ou externos, membros diretos ou indiretos de sua comunidade escolar, caracterizados pessoa física ou jurídica;
II – Valorização dos usuários como impulsionadores para a desburocratização e otimização contínua institucional;
III - Valorização do servidor público como importante agente de desburocratização institucional no exercício de suas atividades;
IV – Incorporação contínua de tecnologias da informação e comunicação (TICs), que facilitem o acesso a dados e serviços públicos;
V - Economicidade, otimização de prazos e sustentabilidade na prestação de serviços;
VI - Continuidade no mapeamento, análise, planejamento estratégico e execução de medidas de desburocratização.

Parágrafo Único. Caberá ainda ao Coped/IFSP observar, na execução de suas atividades inerentes, as diretrizes, priorizações, orientações técnicas e obrigações vigentes ou a vigorar, estabelecidas pelo Conselho Nacional para a Desburocratização - Brasil Eficiente, Ministérios ou outras instâncias competentes, bem como as alterações na legislação que sejam realizadas.

Art. 3º O Coped-IFSP será coordenado pela Ouvidoria do Instituto Federal de São Paulo - IFSP, que é membro integrante do Sistema de Ouvidorias do Poder Executivo Federal (e-Ouv); sistema coordenado, orientado e gerido pela Ouvidoria-Geral da União (OGU/CGU). As solicitações de simplificação de serviços públicos prestados pelo IFSP serão efetivadas, prioritariamente, por meio de formulário denominado "Simplifique!", disponibilizado no sistema e-Ouv, com a finalidade de promover a participação dos usuários de serviços públicos nos processos de simplificação e desburocratização de serviços, nos termos do art. 13 do Decreto nº 9.094, de 17 de julho de 2017.

§1º O formulário a que se refere o caput receberá reclamações, denúncias e solicitações relativas à simplificação e desburocratização de serviços públicos, que serão tratadas no âmbito do Sistema de Ouvidorias do Poder Executivo Federal (e-Ouv).

§2º As solicitações de simplificação/desburocratização, serão analisadas e encaminhadas pela Ouvidoria ao Coped/IFSP, para que este analise as solicitações, delibere sobre elas e posteriormente elabore relatório sobre a aderência ou inviabilidade da solicitação em acordo com a Seção I da INC nº 01/2018.

§3º As denúncias relativas à simplificação/desburocratização de serviços serão analisadas pela Ouvidoria do IFSP, em acordo com o que dispõe a Seção II da INC nº 01/2018.

§4º As reclamações relativas à simplificação/desburocratização de serviços serão analisadas pela Ouvidoria do IFSP, em acordo com o que dispõe a Seção III da INC nº 01/2018.

Art. 4º Caberá à Ouvidoria do IFSP propor ao Coped/IFSP métodos e instrumentos de gestão das medidas de desburocratização e acompanhar a implementação das medidas propostas, prestando apoio técnico para a consecução das atividades do Comitê.

Art. 5º Serão competências do Coped/IFSP:

I - Definir a metodologia e os instrumentos de gestão para identificação de demandas e para a proposição de medidas contínuas de desburocratização institucional;
II – Analisar ações de simplificação ou desburocratização solicitadas por meio do Simplifique! e encaminhadas por meio do Sistema de Ouvidorias do Poder Executivo Federal (e-Ouv) ou por outros meios previstos em lei, que sejam direcionados pela Ouvidoria do IFSP;
III – Deliberar, elaborar e aprovar relatórios individualizados que justifiquem a análise quanto à viabilidade ou não de adoção das medidas de simplificação/desburocratização solicitadas, conforme descrito no inciso I, para divulgação ao solicitante por meio do e-Ouv ou por outros canais de comunicação pertinentes;
IV - Monitorar e avaliar os resultados das medidas implementadas;
V - Promover a difusão de uma cultura de simplificação, buscando a sua incorporação à rotina institucional;
VI - Incentivar a articulação entre as diversas unidades e setores do IFSP, pela uniformização de serviços e informações que subsidiem o amplo acesso e conhecimento sobre a instituição aos seus usuários atendidos;

§1º Serão competências da Reitoria e suas Pró-reitorias, bem como das Diretorias Gerais de Câmpus do IFSP, a proposição de medidas de incorporação da cultura de simplificação de procedimentos administrativos às atividades rotineiras dos servidores.

§2º À Pró-reitoria de Desenvolvimento Institucional (PRODI-IFSP), por meio de suas diretorias ligadas à Tecnologia da Informação, caberá a provisão, adesão, suporte e manutenção de soluções em tecnologias da informação e comunicação (TICs) necessárias à execução e disponibilização das medidas de desburocratização e simplificação de serviços.

§3º Caberá à Assessoria de Comunicação da Reitoria o suporte técnico necessário à adequação e divulgação de informações em linguagem cidadã, nos mais variados formatos e plataformas de comunicação utilizados pelo IFSP, referentes à desburocratização e simplificação de serviços aos seus usuários. O suporte também ocorrerá para a revisão contínua de dados e informações já existentes e publicados pela instituição para sua progressiva adequação à linguagem cidadã, viabilizando a otimização do acesso pelos usuários.

Art. 6º O Coped/IFSP será integrado por servidores ativos do quadro funcional permanente do IFSP, sendo presidido por um membro da Ouvidoria e composto por ao menos 2 (dois) membros titulares indicados pela Reitoria/Pró-reitorias por áreas específicas e 2 (dois) membros titulares indicados por cada Direção Geral de câmpus:
I - Ouvidoria;
II – Gabinete da Reitoria;
III - Pró-Reitoria de Administração;
IV - Pró-Reitoria de Desenvolvimento Institucional;
V - Pró-Reitoria de Ensino;
VI - Pró-Reitoria de Extensão;
VII - Pró-Reitoria de Pesquisa;
VIII – Câmpus.

Parágrafo Único. Não haverá participação de membros do corpo discente do IFSP ou da sociedade civil na composição ativa deste comitê, em virtude da análise e viabilização de alterações procedimentais na prestação de serviços públicos serem competências discricionárias à administração institucional, estando já garantido aos usuários dos serviços a participação na gestão pública por meio das solicitações de desburocratização e simplificação.

Art. 7º O Coped/IFSP se reunirá de forma ordinária mensalmente, para apresentar e deliberar a respeito de indicações de serviços a serem desburocratizados/simplificados, elaborando relatórios individualizados para cada proposta analisada, que deverão ser publicizados amplamente no site institucional do IFSP, em local específico a ser criado, até a reunião subsequente.

§1º Aos membros do Coped/IFSP será garantido o suporte nos câmpus para utilização de meios digitais de comunicação para realização das reuniões, gerando economicidade do processo.

Art. 8º O Coped/IFSP se reunirá extraordinariamente, a qualquer tempo, para analisar, deliberar e elaborar relatórios sobre solicitações a respeito de desburocratização e simplificação encaminhados pela Ouvidoria do IFSP. O comitê deverá se atentar aos prazos legais que serão informados pela Ouvidoria para cada manifestação. Cada reunião será agendada com o prazo mínimo de 48 horas de antecedência para ciência e programação dos membros.

§ 1º Nos casos em que Coped/IFSP se manifeste pela viabilidade de adoção das medidas propostas na solicitação de simplificação, o relatório deverá conter, no mínimo, as seguintes informações, conforme disposto na Seção I da INC nº01/2018:

a) Descrição pormenorizada da simplificação a ser implementada;
b) Fases e cronograma da implementação da simplificação;
c) Responsáveis por cada fase da implementação;
d) Formas de acompanhamento pelas quais o usuário poderá monitorar a implementação da simplificação.
Parágrafo único. Os relatórios de que trata o caput desse artigo serão inseridos no Sistema e-Ouv para acompanhamento das partes interessadas, bem como publicizados no site do IFSP, junto aos demais relatórios produzidos trimestralmente pelo comitê.

Art. 9º O Coped/IFSP poderá convidar representantes de outras unidades do Instituto, de órgãos e entidades públicas e privadas, além de pesquisadores, especialistas e integrantes de instituições da sociedade civil, exclusivamente quando considerar necessário para o cumprimento de suas finalidades.

Art. 10 Os integrantes do Coped/IFSP desempenharão suas atividades sem prejuízo daquelas decorrentes de seus respectivos cargos ou funções, sendo a participação considerada prestação de serviço relevante e não remunerada.

Art. 11 Os membros poderão se organizar em Grupos de Trabalho (GT) quando necessário, otimizando a troca de informações necessárias ao subsídio das discussões das reuniões mensais.

Art. 12 O Comitê Permanente para a Desburocratização - Coped/IFSP e Ouvidoria/IFSP poderão expedir normas complementares ao disposto nesta portaria, quando necessário.

Art. 13 A edição e a alteração das normas relativas ao atendimento dos usuários dos serviços públicos observarão os princípios da eficiência, economicidade e sustentabilidade, considerando os efeitos práticos tanto para a Administração Pública Federal quanto para os usuários.

Art. 14 As medidas para simplificação e desburocratização estabelecidas pelo Coped/IFSP terão efeito compulsório sobre todas as áreas do IFSP relacionadas a mesma, dentro dos prazos estabelecidos pelo comitê.

§1º O trabalho do Coped/IFSP é o somatório de técnica e experiência de atuação de diversas áreas da instituição, configurando uma instância de apoio para a Alta Administração e para o Conselho Superior (Consup) do IFSP, quanto à tomada de decisões referentes à oferta de serviços no âmbito desta Instituição de forma simplificada/desburocratizada.

§2º As medidas do Coped/IFSP serão revisáveis a qualquer tempo, não sendo necessária impetração de recursos à Reitoria ou Conselho Superior do IFSP ou qualquer outra instância deliberativa e normativa da instituição, podendo o usuário requerer diretamente pelo Simplifique via e-Ouv nova revisão de simplificação/desburocratização de serviços e encaminhar denúncias e reclamações, que serão tratadas pela Ouvidoria.

Art. 15. Esta portaria entra em vigor na data de sua publicação.

EDUARDO ANTONIO MODENA
Reitor

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